Makalah KearsipaN STAI Sambas

A.   Akses Informasi

Layanan informasi publik tak henti-hentinya dibutuhkan oleh publik atau kebutuhan masyarakat umum, diberbagai kalangan. Terutama kebutuhan layanan dalam bidang kearsipan. Dalam hal kebutuhan pelayanan informasi publik adapula kebutuhan akses untuk layanan kearsipan. Kebutuhan informasi maupun perkembangan suatu kegiatan yang telah dilakukan dan di simpan dalam bentuk file, skrip, naskah, ataupun media arsip lainnya.

Akses dalam kearsipan memiliki arti yang sedikit agak berbeda dengan akses dalam bahasa sehari-hari. Akses sendiri berarti kemudahan dalam hal tertentu. Sedangkan arti kata akses dalam kearsipan merupakan ketersediaan media arsip (file, skrip, naskah, ataupun media arsip lainnya). Untuk dibaca atau digunakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip. Kemudahan dan kemampuan dari arsiparis untuk menyajikan atau memberikan layanana arsip dan media arsip yang diminta oleh si pengguna (user ) sangat diperlukan untuk memberikan layanan yang terbaik.oleh karena itu, penataan ataupun penyusunan file arsip yang baik dan tersusun dengan rapi juga sangat disarankan.

Pengertian lain dari akses dalam kearsipan yaitu kesempatan dalam menggunakan media arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tentunya tersedia sarana untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Arsip berada pada tempat penyimpanan arsip, seperti lemari terbuka (rak buku), dan lemari arsip. Akses kearsipan ini harus memenuhi standar dan menuruti tata cara serta undang-undang atau hukum yang berlaku. Arsiparis harus bijak dalam memberikan layanan informasi kearsipan ini dan akses untuk media arsip ini harus benar-benar dalam pengawasan, perhatian yang lebih demi terjaganya kondisi arsip.

Akses dalam kearsipan berarti perbandingan kemudahan dalam memberikan jumlah permintaan layanan kearsipan dan ketidakberhasilan dalam memenuhi permintaan layanan kearsiapan dalam satu sistem pengelolaan kearsipan. Dalam aksesibilitas ini, jenis arsip sangat diperhatikan, yaitu arsip terbuka untuk umum dan arsip yang tidak terbuak untuk umum. Oleh karena itu, aksesibilitas harus memperhatiakan: peraturan erundangan yang berlaku, tingkat kerahasiaan arsip, perlindungan terhadap privasi individu pada batasan-batasan yang di buat. Pencipta arsip tersebut, ketersediaan sarana penemuan kembali arsip tersebut (sarana dan prasarana yang mendukung), kondisi fisik arsip, dan tingkat keamanan arsip tersebut.

Pembatasan arsip dalam arsip ini berlaku untuk arsip yang benar-benar tidak dapat diguanakan oleh pengguna secara sembarangan atau tidak untuk umum. Arsip yang dibatasi ini memiliki ketentuan yang berlaku, didapat dari institusi asal arsip dan penciptanya. Arsip terbatas ini hanya dapat digunakan oleh orang yang memiliki kewenangan tertentu. Hal ini mengingat jenis arsip  dan informasi tersebut, kondisi fisik arsip dan ketentuan peraturan perundangan yang mengikat arsip terbatas tersebut.

Pembatasan akses arsip ini merupakan prosedur yang telah ditetapkan oleh suatu lembaga kearsipan ataupun lembaga pencipta arsip dengan melihat kondisi arsip tersebut. Apakah arsip tersebut dalam kondisi rusak, masih dalam proses penilaian, dalam pembuatan atau perbaiakan sarana penemuan arsip,  dalam hal ini memiliki keterbatasan fasilitas pelayanan. Atau, kondisi arsip yang terikat oleh hukum yang berlaku karena alasan keamanan atau permintaan dari si pencipta arsip dan atau permintaan negara dan pejabat yang berwenang (membahayakan) keamanan negara Ketersediaan media arsip, tempat penyimpanan koleksi arsip, pengelolaan media arsip, tenaga pengelolaan dan penyusun arsip, dan pelayanan serta peminjam media arsip yang teliti, cermat dan tegas merupakan sistem yang berkesinambungan dan harus terjaga dengan baik. Arsiparis harus maampu berkomunikasi dengan baik kepada para pengguna sebelum memberi ijin kepada para pengguna yang hendak membaca atau menggunakan media arsip yang ada. Mulai dari asal pengguna atau identitas pengguna hingga jenis arsip yang hendak dibaca atau digunakan, apakah arsip yang merupakan arsip untuk kepentingan umum atau untuk kepentingan yang terbatas (tidak untuk umum).

Ketegasan dalam memberikan kesempatan atau ijin untuk memebaca dan menggunakan arsip untuk memperoleh informasi kepada pengguna sangat diperlukan. Mengingat tidak semua media arsip bisa dipinjam oleh pengguna. Pertimbangan dalam hal memberi ijin kepada para pengguna untuk membaca media arsip (file, naskah, skrip) yaitu pertimbangan keamanan dan kondisi arsip itu sendiri.ketika suatu arsip dinyatakan untuk kalangan terbatas (tidak untuk umum) oleh pencipta arsip tersebut, maka arsip tersebut benar-benar harus dijaga dan dibatasi bagi para pengguna yang hendak membacanya.

Akses kearsipan ini juga terkait dengan pelayanan informasi kearsipan. Karena pelayanan informasi kearsipan merupakan suatu kegiatan penyediaan arsip yang disimpan di lembaga kearsipan untuk dapat disediakan kepada pengguna seperti para peneliti, individu, institisi, organisai dan kalangan publik lain. Sehingga, ketika tersedianya media arsip dan jalan masuk atau sarana da prasarana penemuan kembali tersebut baik, maka proses layanan informasi kearsipan juga akan menghasilkan sesuatu yang baik pula. Hal inilah yang diharapkan oleh semua pihak, baik dari si arsiparis kepada lembaga kearsipan, lembaga kearsipan kepada para pengguna, dan seterusnya, akan mersa puas dengan layanan informasi sehingga akses kearsipan yang baik dan lancar.

B. Peminjaman Arsip

Arsip aktif pada dasarnya bersifat tertutup. Untuk itu perlu diatur/ ditentukan prosedur dan tata cara peminjaman arsinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain :

1. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas.
2. Tidak boleh menambah / mengurangi isi.
3. Setiap perpanjangan harus mendapatkan ijin.
4. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh.

Untuk menjaga dan mengontrol terhadap arsip yang dipinjam, perlu disiapkan beberapa peralatan, antara lain :

1. Formulir Peminjaman rangkap 3 (lihat gambar 1) dengan fungsi sebagai berikut :

a.    Lembar peminjaman arsip I (putih) disimpan di tempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengambilan arsip, sebagai bukti peminjaman.

b.    Lembar peminjaman arsip II (hijau) oleh penyimpang arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

c.    Lembar peminjaman arsip III (biru) disertakan pada peminjaman.

2. Out indikator sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Apabila arsip dipinjam sebanyak 1 folder, maka sebagai pengganti folder yang keluar diganti dengan out guide (lihat gambar 2). Apabila arsip yang dipinjam hanya sebagian dari arsip yang tersimpan dalam folder, maka sebagai pengganti arsip yang keluar diganti dengan out sheet (lihat gambar 3).
3. Tempat penyimpanan formulir peminjaman yang biasa disebut dengan Tickler File.